Het maakt nogal uit hoe je praat tegen iemand. En dus ook hoe je de teksten op je website schrijft, want dat bepaalt mede je herkenbare identiteit. Een passende tone of voice geeft je teksten karakter en maakt je herkenbaar. Wil je teksten (deels) met AI schrijven? Dan is het slim om je tone of voice ook te vertalen naar een heldere prompt. Daar help ik je bij.

Voordat ik aan de slag ga met jouw teksten, neem ik graag de tone of voice met je door. Dit doe ik graag met een aantal vragen en een handig model. Komen ze:

Eerst deze 5 vragen

1. Hebben jullie al kernwaarden geformuleerd?
2. Als je je organisatie een persoon zou zijn, welke eigenschappen passen daarbij?
3. Kijk eens naar je huidige teksten. Hoe zou je die omschrijven als ze een mens zouden zijn?
4. Welke eigenschappen zou je willen terugzien in je nieuwe teksten?
5. Hoe willen jouw cliënten, klanten of bewoners graag worden aangesproken? Bijvoorbeeld: speels of serieus, formeel of informeel, enthousiast of geruststellend

Tone of voice-schema om samen door te nemen

Zet kruisjes op de horizontale lijnen. Als de kruisjes vooral links van de verticale lijn staan, dan is je organisatie vooruitstrevend en dynamisch. Staan ze vooral aan de rechterkant, dan passen daarbij een professionele, zakelijke en serieuze toon. En staan de kruisjes vooral in het midden? Dan is de toon vrij neutraal. Deze oefening is misschien wat globaal, maar geeft goede gespreksstof.

De hamvraag: je of u?

Het is de meestgestelde vraag: schrijven we ‘je’ of ‘u’? In het algemeen schrijven de meeste organisaties inmiddels in de informelere ‘je’-vorm. Dat voelt vertrouwelijk en nabij. Sommige organisaties houden vast aan de formelere ‘u’-vorm. Dat kan te maken hebben met de identiteit van de organisatie, de markt en de doelgroep. Ook kan het te maken hebben met communicatie met andere culturen.

En dan nog deze 5 tips

• Zeg niet: “Ik wil ‘Coolblue’-achtige teksten”, maar blijf bij jezelf. Vind je eigen stem.
• Wees dus lekker jezelf. Want mensen gaan eerder in zee met een bedrijf of organisatie die zij geloofwaardig en authentiek vinden.
• Luister naar je klanten. Analyseer hun taalgebruik in hun communicatie, reviews en social media.
• Test de tone of voice bij een aantal mensen en verzamel hun feedback.
• Zet de tone of voice-richtlijnen op papier. Welke woorden en omschrijvingen gebruik je wel en niet?

Onmisbaar: een tone of voice-document

Die oefeningen hierboven zijn nuttig. Maar een gesprekje en een schema zijn nog niet hetzelfde als een document waar je echt iets aan hebt. Want wat doe je met die kruisjes als een nieuwe collega begint? Of als je tekstschrijver wisselt?

Ik zet alles wat we samen bepalen op een rijtje: hoe je wilt klinken, welke woorden je wel en niet gebruikt, hoe je omgaat met gevoelige onderwerpen. Niet als een dik rapport dat in een la verdwijnt, maar als een helder, bruikbaar document dat iedereen snapt.

Waarom slim?

• Je communicatie blijft consistent, ook als er meerdere mensen aan schrijven
• Een nieuwe medewerker of freelancer weet meteen wat de toon is
• Het geeft houvast, in een sector waar taal er écht toe doet

Nóg een stap verder: een eigen tone of voice-prompt

Het tone of voice-document is – samen met concrete voorbeeldteksten – ook de perfecte basis voor een eigen prompt voor jullie AI-tool. Zo’n prompt beoordeelt elke tekst die wordt geschreven en stelt tekstwijzigingen voor. Handig voor webteksten, vacatures, nieuwsbrieven of social media. Ik maak zo’n prompt voor jullie. Interessant? Laat het me weten.